La collaborazione asincrona è parte integrante del modo di lavorare oggi. È un metodo di lavoro che consente ai membri del team di contribuire in modo più indipendente, liberandosi dai confini tradizionali degli orari di lavoro sincronizzati con tutto il team.
Man mano che le organizzazioni si spostano verso modelli di lavoro ibridi che combinano la collaborazione remota e in loco, l'importanza della comunicazione e coordinazione asincrona diventa ancora più centrale.
In questo post, approfondiremo le migliori pratiche e gli strumenti essenziali che sono vitali per avere una collaborazione asincrona di successo. Quando combinati, questi elementi formano una formula vincente per costruire un team ibrido di successo.
Perché la collaborazione asincrona è vitale per il lavoro ibrido?
La collaborazione asincrona è essenziale per il successo dei modelli di lavoro ibridi. Man mano che i team si espandono con membri sia remoti che in loco, la comunicazione asincrona diventa un fattore chiave per garantire che tutti rimangano produttivi e connessi.
Utilizzando metodi asincroni di comunicazione e lavoro, i membri del team possono coordinare le loro attività in modo indipendente senza dover fare affidamento su riunioni o chiamate video, riducendo le distrazioni causate da riunioni troppo numerose. Ciò riduce la necessità di una pianificazione tradizionale e consente a tutti di procedere al proprio ritmo pur mantenendo comunque il contatto con gli altri. Inoltre, facilita il monitoraggio dei progressi consentendo di fare riferimento facilmente alle conversazioni precedenti.
La comunicazione asincrona rende anche più facile per i membri remoti rimanere coinvolti nel team, consentendo loro di rimanere aggiornati sulle attività o sui cambiamenti senza richiedere la presenza per interazioni in tempo reale.
Secondo uno studio recente di Gartner, il passaggio al lavoro remoto e alla collaborazione asincrona è stato significativo, con la maggior parte delle aziende che prevedono di continuare a consentire ai dipendenti di lavorare da casa, almeno in parte. Lo studio ha anche rilevato che il 74% dei CFO intervistati ha dichiarato di pianificare di spostare alcuni dipendenti al lavoro remoto in modo permanente.
I benefici della collaborazione asincrona
Fondamentalmente, la collaborazione asincrona favorisce una cultura del rispetto per i ritmi di lavoro individuali e l'importanza del bilanciamento tra lavoro e vita privata.
Quando viene attuata in modo efficace, la collaborazione asincrona offre alle aziende l'opportunità di aumentare i livelli di produttività e di avere un impatto positivo sul bilancio aziendale. Eliminando la necessità di disponibilità simultanea, si adatta ai diversi fusi orari, alle responsabilità personali e ai cicli di produttività, riducendo lo stress associato agli orari di lavoro tradizionali "dalle 9 alle 17".
La produttività della modalità di lavoro remoto è fondamentale: recenti studi hanno dimostrato che il lavoro completamente remoto è associato a una diminuzione del 10% della produttività rispetto al lavoro in presenza. Questa diminuzione può essere attribuita alle sfide della comunicazione a distanza, alle possibili barriere nell'ambito della formazione, della creazione di una cultura aziendale e dei problemi legati alla motivazione personale. I modelli di lavoro ibrido, che combinano il lavoro remoto con quello in presenza, sembrano non avere alcun impatto sulla produttività, ma contribuiscono a migliorare il reclutamento e il mantenimento dei dipendenti.
La comunicazione asincrona presenta numerosi vantaggi per i team che lavorano in un ambiente di lavoro remoto o ibrido. I principali benefici includono:
- Migliorata collaborazione - La mancanza di collaborazione può causare disimpegno, specialmente in ambienti ibridi con diversi fusi orari e posizioni geografiche. Anche i modelli di lavoro flessibili con incontri continui presentano sfide. Tuttavia, sfruttando la comunicazione asincrona, i membri del team possono collaborare ai progetti senza la necessità di essere presenti contemporaneamente. Questo favorisce conversazioni più produttive e riduce anche i livelli di stress.
- Incremento della produttività - La mancanza di pratiche di collaborazione efficaci può ostacolare notevolmente i progetti, portando a inevitabili ritardi nelle tempistiche di consegna. Inoltre, si può sprecare tempo prezioso per pianificare riunioni o per gli spostamenti da e per il lavoro. Abbracciando la collaborazione asincrona, i dipendenti possono lavorare secondo i loro orari e dare priorità alle attività senza i vincoli dei tempi rigidi, dell'orario di punta dei pendolari e di altri problemi.
- Maggior flessibilità - I team possono comunicare e collaborare quando e dove è più conveniente per loro, il che offre loro maggiore libertà e flessibilità nella realizzazione dei progetti.
- Riduzione dello stress - Eliminando la necessità di conversazioni in tempo reale, la comunicazione asincrona riduce al minimo i livelli di stress e migliora la qualità della vita dei membri del team. Senza doversi preoccupare di interrompere tutto per adattarsi all'orario di un'altra persona o di essere criticati in una riunione virtuale, i dipendenti possono lavorare al proprio ritmo e rilassarsi.
- Riduzione delle distrazioni - La comunicazione asincrona elimina le distrazioni legate al dover restare impegnati nelle conversazioni o riunioni in tempo reale.
- Miglior organizzazione - Con la comunicazione asincrona, i team possono fare riferimento facilmente alle discussioni e alle conversazioni precedenti per mantenersi organizzati.
Migliori pratiche per la collaborazione asincrona
La collaborazione asincrona può essere vantaggiosa per i team remoti, ma richiede una pianificazione accurata per garantire una comunicazione chiara ed efficace.
Ecco alcuni consigli per massimizzare i vantaggi della collaborazione asincrona:
- Stabilisci aspettative chiare - È fondamentale stabilire aspettative esplicite e complete fin dall'inizio. Comunica chiaramente i ruoli, le responsabilità e i deliverable di ciascun membro del team, garantendo una comprensione condivisa. Imposta scadenze realistiche che tengano conto della disponibilità e degli impegni di tutti. Stabilendo aspettative chiare, si crea una solida base per una collaborazione di successo.
- Sii consapevole della comunicazione - Quando si lavora in remoto, è fondamentale essere consapevoli di come ci si comunica. È anche importante scegliere il canale di comunicazione appropriato per ogni messaggio. Ad esempio, utilizza le e-mail per gli aggiornamenti importanti e fai affidamento sui messaggi istantanei per i messaggi più informali.
- Sii tempestivo - Anche se la comunicazione asincrona non richiede che i membri del team siano disponibili in tempo reale, è comunque importante rispondere ai messaggi e collaborare ai progetti in modo tempestivo.
- Rimani organizzato - Utilizza strumenti come piattaforme di gestione dei progetti o app di tracciamento delle attività per rimanere organizzato e garantire che le attività vengano completate in tempo.
Seguendo questi approcci consigliati, i team possono massimizzare l'efficacia delle loro collaborazioni asincrone. Inoltre, ecco alcuni preziosi consigli sulla comunicazione:
- Comunica in modo chiaro - È fondamentale assicurarsi che tutti i membri del team abbiano una chiara comprensione delle aspettative e delle scadenze. Fornire istruzioni dettagliate e concise per le attività può aiutare a ridurre la confusione e migliorare la produttività.
- Dai priorità alle risposte - A seconda dell'urgenza e dell'importanza del compito, i membri del team dovrebbero dare priorità alle risposte ai messaggi. Categorizzando i messaggi in base alla loro importanza, le persone possono allocare in modo efficace il proprio tempo e le proprie risorse.
- Rispetta i confini - Riconosci e rispetta gli orari di lavoro e gli obblighi personali dei membri del team. Essere consapevoli del tempo e degli impegni degli altri favorisce un ambiente di lavoro positivo e promuove un sano equilibrio tra vita lavorativa e privata.
- Mostra apprezzamento - Riconoscere ed esprimere gratitudine per i contributi e gli sforzi dei membri del team è fondamentale per mantenere l'entusiasmo e favorire una cultura di squadra positiva. Prendersi il tempo per ringraziare le persone per il loro duro lavoro e riconoscere i loro successi può fare molto per motivare e ispirare il team.
- Utilizza la tecnologia - Sfruttare strumenti di comunicazione che offrono funzionalità come conversazioni thread e condivisione di file può notevolmente migliorare la collaborazione e ottimizzare i flussi di lavoro. Questi strumenti consentono uno scambio di informazioni senza soluzione di continuità e agevolano una collaborazione di squadra efficiente.
Non tutto è facile quando si tratta di lavoro remoto e comunicazione asincrona. Fattori come la mancanza di interazione sociale, un aumento dei sentimenti di isolamento e una sfocatura dei confini tra lavoro e vita domestica sono stati riscontrati come contribuenti a questa diminuzione. Ciò sottolinea l'importanza di bilanciare i vantaggi della comunicazione asincrona e del lavoro remoto con un approccio completo che tenga conto delle esigenze psicologiche e sociali dei dipendenti.
Implementare la collaborazione asincrona non è priva di sfide. Richiede un cambio di mentalità rispetto alle pratiche di lavoro tradizionali, un'infrastruttura digitale solida e strategie efficaci per mantenere la connessione e l'engagement del team. Tuttavia, con l'approccio e il supporto giusti, la collaborazione asincrona può sbloccare livelli di produttività e soddisfazione lavorativa senza precedenti.
Strumenti per la collaborazione asincrona
La collaborazione efficace ti aiuterà ad ottimizzare la produttività del tuo team, ottenere migliori risultati e consolidare la posizione della tua azienda nel settore per gli anni a venire.
Esistono vari strumenti che possono aiutare i team a collaborare in modo asincrono in un ambiente di lavoro ibrido. È stato riscontrato che le aziende che utilizzano una combinazione di strumenti di collaborazione e di condivisione file hanno registrato un significativo aumento della produttività e della soddisfazione dei dipendenti. Pertanto, è evidente che l'investimento in questi strumenti sarà un fattore cruciale per mantenere un team remoto di successo in futuro.
Ambiente di lavoro digitale unificato
L'integrazione di piattaforme di collaborazione visiva con altri strumenti come Google Workspace, Microsoft Office 365 e Slack può creare un ambiente di lavoro digitale coeso che migliora la produttività e la sinergia del team.
Strumenti di collaborazione sui documenti
Quando si lavora in modo asincrono, è importante avere strumenti che consentano ai membri del team di collaborare su documenti in tempo reale. Google Workspace è la piattaforma ideale per collaborare facilmente su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Microsoft Office 365 offre funzionalità simili e entrambe le piattaforme consentono ai team di collaborare su documenti in tempo reale.
Strumenti di comunicazione
Gli strumenti per le videoconferenze aiutano a replicare le riunioni di persona. Questi strumenti consentono di effettuare riunioni faccia a faccia in tempo reale, anche se a distanza. Zoom e Google Meet sono due dei più popolari strumenti per le videoconferenze che consentono di programmare e ospitare riunioni con un'ottima qualità audio e video.
Strumenti per la condivisione e lo storage dei file
Gli strumenti per la condivisione e lo storage dei file sono di vitale importanza per la collaborazione asincrona, poiché i team hanno bisogno di una posizione centralizzata per la memorizzazione e la condivisione dei file. OneDrive, Dropbox e Google Drive sono alcuni dei popolari strumenti per la condivisione e lo storage dei file che consentono ai team di condividere documenti in modo sicuro e ridurre l'ingombro delle email.
Strumenti per la gestione integrata del luogo di lavoro
Gli strumenti per la prenotazione di scrivanie e sale riunioni sono anche preziosi per la collaborazione asincrona, poiché consentono ai team di prenotare scrivanie e sale riunioni in anticipo. Ciò aiuta i team a rimanere organizzati e a mantenere il controllo dei propri progetti.
Conclusioni
Implementare la collaborazione asincrona non è priva di sfide. Richiede un cambio di mentalità rispetto alle pratiche di lavoro tradizionali, un'infrastruttura digitale robusta e strategie efficaci per mantenere la connessione e l'coinvolgimento del team. Tuttavia, con l'approccio e il supporto giusti, la collaborazione asincrona può sbloccare livelli di produttività e soddisfazione lavorativa senza precedenti.
