Fiscozen è il servizio leader in Italia per gestire la partita IVA online, tramite una piattaforma software ed un servizio di assistenza fiscale. Fondata nel 2018 con sede a Milano, la società ha registrato una crescita esponenziale con oltre 100.000 utenti attivi e importanti investimenti raccolti. Lo sviluppo del business è andato di pari passo con la crescita del team, che si è espanso rapidamente fino ad arrivare agli oltre 150 dipendenti di oggi.
Fin dall'inizio, a sostenere la crescita del team di Fiscozen e ampliare la base di reclutamento dei dipendenti, ha contribuito una cultura aziendale basata sul lavoro per obiettivi e soluzioni di lavoro flessibile. Contemporaneamente a questa crescita, la fruizione degli uffici ha rappresentato però un elemento di criticità.
La sfida
Per una startup come Fiscozen, l'ufficio rappresenta un investimento economico significativo a medio termine. Trovare e trasferirsi in una nuova sede richiede spesso più tempo rispetto alla crescita del team, senza considerare il costo dell'operazione. Questa situazione è stata particolarmente critica per Fiscozen, il cui ufficio, situato in un suggestivo seminterrato nella zona dei Navigli a Milano, risultava sottodimensionato e male insonorizzato, quindi caotico e poco confortevole.
Il team HR di Fiscozen, di fronte alla crescita esponenziale del team, si è così trovato di fronte a una tripla sfida:
- Trovare una soluzione per ospitare un team crescente dentro spazi limitati.
- Rendere l'ufficio uno spazio attrattivo per i dipendenti, in linea con la cultura aziendale.
- Trasferirsi in una nuova sede ottimizzando l'investimento a medio termine.
La soluzione
Per risolvere il problema, Fiscozen ha optato per l'utilizzo di Nibol come piattaforma per il desk booking, permettendo ai dipendenti di avere un sistema per gestire e prenotare autonomamente le postazioni di lavoro, vedere il calendario di chi c'è in ufficio e scegliere quando e vicino a chi lavorare.
Fiscozen ha scelto Nibol in primis per la sua facilità d'uso e di gestione. L'adozione da parte dei dipendenti è stata subito vicino al 100%, con un utilizzo in piena autonomia, senza bisogno di training particolare. L'uso di Nibol ha permesso così all'azienda di continuare ad utilizzare spazi limitati, ruotando il personale in presenza, con uno sforzo gestionale minimo.
Grazie ai data insight di Nibol, la nuova sede è stata poi pensata nativamente come un ufficio ibrido con postazioni prenotabili. n ci sono uffici privati né scrivanie assegnate, il 100% delle postazioni è in hot-desking e non è possibile prenotarle con più di due settimane di anticipo. È in grado di ospitare un numero di dipendenti fino a tre volte superiore a quello delle postazioni, rinnovando così il ciclo di ottimizzazione e risparmio in vista di un'ulteriore crescita aziendale.
I risultati
Grazie anche al contributo di Nibol, Fiscozen è riuscito nell'ordine a:
- ospitare il team in un ufficio sottodimensionato
- ottenere l'award di Great Place To Work® Italia
- trasferirsi in nuova sede più ampia, pianificando l'utilizzo per la crescita futura
I dipendenti possono organizzarsi al meglio senza la rigidità delle postazioni fisse e l'azienda sfrutta al meglio gli spazi disponibili. Nei nuovi uffici di Milano beneficiano di un ambiente di lavoro confortevole e con Nibol continuano a godere della possibilità di scegliere la postazione più adatta alle loro esigenze di lavoro individuale e in team.
L'uso di Nibol permette contemporaneamente all'azienda di risparmiare su costi e risorse, prova ne è la scelta di una sede con 90 postazioni, pianificata per bastare fino a 300 persone.
Conclusione
L'introduzione di Nibol e dello smart working ha permesso a Fiscozen di trasformare la sfida del lavoro in ufficio in un'opportunità. La storia di Fiscozen mostra come la flessibilità e l'adozione di soluzioni innovative siano fondamentali per sostenere una crescita rapida, rimanendo agili.
